eOtpremnice u ugostiteljstvu

eOtpremnice u ugostiteljstvu – primena, obaveze i prijem robe

Elektronske otpremnice, odnosno eOtpremnice, uvode novi način dokumentovanja kretanja robe u Srbiji. Za ugostitelje to znači promene u komunikaciji sa dobavljačima, prijemu namirnica i pića, kao i evidentiranju robe koja se prenosi između objekata istog privrednog subjekta.

Obavezna primena počela je 1. januara 2026. godine za određene vrste kretanja robe i učesnike u prometu. Posebno su značajne obaveze koje se odnose na akcizne proizvode, među kojima su alkoholna pića, kafa i duvanski proizvodi.

U nastavku objašnjavamo kako funkcioniše sistem eOtpremnica, kada ugostitelj mora da ga koristi, kako se potvrđuje prijem robe i šta je potrebno pripremiti za svakodnevni rad.

Šta je eOtpremnica?

eOtpremnica je elektronski dokument kojim se evidentira kretanje dobara od pošiljaoca do primaoca. Predstavlja digitalni oblik tradicionalne otpremnice, ali se kreira, šalje i obrađuje kroz namenski informacioni sistem.

Dokument sadrži podatke potrebne za identifikaciju pošiljke, kao što su:

• Podaci o pošiljaocu i primaocu robe.
• Vrsta, naziv i količina dobara.
• Mesto utovara i mesto isporuke.
• Podaci o prevozu, kada su primenljivi.
• Datum i vreme povezani sa kretanjem robe.
• Jedinstvena oznaka elektronskog dokumenta.

eOtpremnica nije isto što i eFaktura. Otpremnica prati kretanje dobara, dok faktura dokumentuje njihovo fakturisanje. U odgovarajućim poslovnim procesima koriste se oba dokumenta.

Od kada su eOtpremnice obavezne za ugostitelje?

Zakon o elektronskim otpremnicama predviđa fazno uvođenje obaveza. Za ugostitelje je važno da razlikuju promet akcizne robe, poslovanje sa javnim sektorom i ostala kretanja dobara.

Od 1. januara 2026. godine

Obaveze se primenjuju na propisana kretanja akciznih proizvoda, kao i na odgovarajuća kretanja dobara u kojima učestvuju subjekti javnog sektora.

Ugostiteljski objekat koji prima akciznu robu u okviru obuhvaćenog kretanja treba da bude spreman za prijem elektronske otpremnice. Ako sam organizuje kretanje akcizne robe za koje je dužan da izda dokument, može se pojaviti i u ulozi pošiljaoca.

Od 1. oktobra 2027. godine

Prema faznom rasporedu iz navedenih izvora, primena se proširuje na ostala propisana kretanja dobara u privatnom sektoru.

To ne znači da je svaka pojedinačna prodaja hrane ili pića gostu automatski predmet eOtpremnice. Obaveza se utvrđuje prema vrsti kretanja, učesnicima i zakonskim izuzecima.

Koje proizvode ugostitelj treba posebno da prati?

U svakodnevnom poslovanju restorana, kafića, barova i hotela naročito su važni proizvodi koji mogu imati status akcizne robe.

• Alkoholna pića: proizvodi obuhvaćeni odgovarajućim akciznim propisima.
• Kafa: proizvodi koji se, prema propisima, smatraju akciznim proizvodima.
• Duvanski proizvodi: kada ih ugostiteljski objekat nabavlja ili njima prometuje.
• Naftni derivati: u situacijama u kojima se na njih primenjuju pravila o elektronskim otpremnicama.

Za ostale namirnice, ambalažu, sredstva za higijenu i drugu robu potrebno je proveriti da li konkretno kretanje potpada pod obavezu u odgovarajućoj fazi primene.

Kako izgleda prijem robe od dobavljača?

Ugostitelj se najčešće pojavljuje u ulozi primaoca. Tipičan primer je dostava pića ili kafe iz veleprodaje u restoran.

Postupak obuhvata nekoliko koraka:

• 1. Dobavljač priprema eOtpremnicu. Unosi podatke o robi, primaocu i planiranom kretanju.
• 2. Evidentira se početak vožnje. Ovaj korak je važan za dalji tok dokumenta u sistemu.
• 3. Roba stiže u ugostiteljski objekat. Primalac potvrđuje fizički prijem u skladu sa pravilima sistema.
• 4. Proveravaju se količine i kvalitet. Zaposleni upoređuje stvarno pristiglu robu sa podacima iz otpremnice.
• 5. Kreira se ePrijemnica. Dobavljaču se elektronski dostavljaju podaci o prihvaćenoj robi i eventualnim neslaganjima.

Važno je da osoba zadužena za prijem robe ima pristup odgovarajućem sistemu ili poslovnom softveru i zna kako da evidentira prijem.

Koja je razlika između fizičkog prijema i ePrijemnice?

Fizički prijem i elektronska prijemnica nisu ista operacija.

Fizički prijem potvrđuje da je pošiljka stigla na odredište. Prema postupku opisanom u izvornim tekstovima, potvrda se obavlja u roku od tri dana.

ePrijemnica predstavlja dokument kojim primalac saopštava rezultate provere isporučene robe. U njoj se evidentiraju količine i eventualna odstupanja u kvalitetu. Izvorni tekstovi navode rok od osam dana od fizičkog prijema.

Zbog toga je korisno organizovati prijem tako da se dokument ne potvrđuje automatski kao potpuno usaglašen pre provere stvarno isporučene robe.

Šta ako se količine na eOtpremnici ne poklapaju sa isporukom?

Razlike između dokumentovane i stvarno pristigle robe evidentiraju se kroz ePrijemnicu. Postupak zavisi od toga da li nedostaje deo robe, da li je isporučena pogrešna roba ili postoji problem sa kvalitetom.

Primer 1: Stiglo je osam umesto deset flaša

Ako eOtpremnica sadrži deset flaša pića, a ugostitelj je primio osam, u ePrijemnici treba evidentirati stvarno pristiglu količinu.

Na taj način dobavljač dobija informaciju o razlici između poslate i isporučene robe.

Primer 2: Deo robe ima oštećenu ambalažu ili istekao rok

Ako je fizički stigla sva roba, ali deo nije prihvatljiv za upotrebu, potrebno je razlikovati pristiglu i prihvaćenu količinu.

Razlog odbijanja treba navesti u odgovarajućoj napomeni kako bi dobavljač mogao da razmotri neslaganje.

Primer 3: Isporučena je potpuno pogrešna roba

Kada pošiljka u celosti ne odgovara dokumentu, primalac može evidentirati odbijanje robe kroz odgovarajući postupak u sistemu.

Dobavljač zatim razmatra poslatu ePrijemnicu i preduzima naredne korake za usaglašavanje.

Kada ugostitelj izdaje internu eOtpremnicu?

Interna eOtpremnica koristi se za propisana kretanja dobara u okviru istog privrednog subjekta.

Primer je prenos akcizne robe iz centralnog magacina u drugi restoran istog pravnog lica. Slično pitanje može nastati kada ugostitelj kupi akciznu robu u maloprodaji, a zatim je sam prevozi do svog objekta.

Potrebno je razlikovati kupovinu robe od njenog naknadnog transporta. Sam fiskalni račun ne rešava automatski obaveze koje mogu nastati tokom posebnog kretanja dobara.

U izvornom tekstu posebno je naveden izuzetak koji se odnosi na točenje goriva u rezervoar vozila. Zato se pravila za interno kretanje ne mogu bez dodatne provere primeniti na svaku kupovinu akciznog proizvoda.

Da li je potrebna eOtpremnica kada gost plaća fiskalnim računom?

Prodaja hrane i pića gostu u restoranu razlikuje se od organizovanog transporta robe između privrednih subjekata.

Posebna pitanja mogu se pojaviti kada je kupac javno preduzeće, ustanova ili drugi korisnik javnih sredstava, naročito kada se uz fiskalni račun izdaje i eFaktura.

Za takve slučajeve potrebno je sagledati konkretan tok prodaje i kretanja dobara. Izdavanje eFakture samo po sebi ne znači da je za istu transakciju obavezna i eOtpremnica.

Kako se ugostitelj priprema za rad sa eOtpremnicama?

Priprema ne podrazumeva samo otvaranje naloga u sistemu. Potrebno je organizovati i svakodnevni postupak prijema robe.

• Registracija i pristup: obezbediti pristup sistemu elektronskih otpremnica i odgovarajuća ovlašćenja.
• Odgovorno lice: odrediti ko prati pristigle dokumente i potvrđuje prijem.
• Obuka zaposlenih: objasniti razliku između fizičkog prijema, provere robe i ePrijemnice.
• Provera dobavljača: usaglasiti način razmene dokumenata i postupanje u slučaju neslaganja.
• Poslovni softver: proveriti da li postoje funkcionalnosti za rad sa elektronskim otpremnicama i prijemnicama.
• Interna procedura: urediti postupanje pri manjku, višku, oštećenju i odbijanju robe.

Za objekte sa više lokacija posebno je važno definisati ko kreira dokumente za interne prenose i ko potvrđuje prijem u svakom objektu.

Da li je za eOtpremnice potreban poseban softver?

Sa elektronskim otpremnicama moguće je raditi direktno kroz državni informacioni sistem. Međutim, ugostiteljima koji svakodnevno primaju robu od više dobavljača, imaju više objekata ili obavljaju interne prenose robe, integracija sa postojećim poslovnim softverom može značajno pojednostaviti rad.

Sky POS je realizovao kompletnu integraciju sa sistemom eOtpremnica, omogućavajući ugostiteljima da elektronsku dokumentaciju uključe u svoje postojeće poslovne procese. Integracija obuhvata rad sa eOtpremnicama i ePrijemnicama, evidentiranje prijema robe, obradu neslaganja i podršku za interne prenose robe.

Na ovaj način ugostitelji mogu da povežu elektronsku dokumentaciju sa svakodnevnim poslovanjem, smanje potrebu za ponovljenim unosom podataka i jednostavnije prate dokumente povezane sa kretanjem robe.

Za restorane, kafiće, barove i ugostiteljske lance koji već koriste Sky POS, integracija predstavlja mogućnost da se nove obaveze iz oblasti elektronskih otpremnica organizuju kroz postojeće softversko okruženje.

Više informacija o funkcionalnostima i načinu primene možete pronaći na stranici Sky POS – eOtpremnice.

Zaključak

eOtpremnice predstavljaju važnu promenu u dokumentovanju kretanja robe u ugostiteljstvu. Za restorane, kafiće i barove posebno je značajan prijem akciznih proizvoda, dok poslovanje sa javnim sektorom i interna kretanja robe mogu zahtevati dodatne postupke.

Najvažnije je da ugostitelj zna kada nastaje obaveza, ko je odgovoran za pojedini korak i kako se evidentiraju stvarno primljene količine. Pravovremena obuka zaposlenih i usklađivanje poslovnih procedura mogu olakšati prelazak na elektronsku dokumentaciju.

Za primenu u konkretnom poslovnom slučaju potrebno je proveriti važeće propise i zvanična uputstva nadležnih organa.

FAQ za ugostitelje - najčešća pitanja i odgovori