Kako raditi popis u kafiću i restoranu

Najbrži i najbolji način da uradite popis u svom kafiću i restoranu

Popis predstavlja proces utvrđivanja fizičkog stanja zaliha i imovine. Cilj je uporediti njihove vrednosti sa knjigovodstvenim stanjem (ili stanjem u POS sistemu) i korigovati eventualne nepravilnosti.

Ujedno, popis predstavlja glavni kontrolni mehanizam u rukama najodgovornijih kojim oni proveravaju poslovanje kafića i restorana.

Kada se rade popisi u kafiću i restoranu

Popisi mogu biti:

• redovni (zakonom predviđeni)
• vanredni (po potrebi)

Takođe, mogu se raditi parcijalni popisi u smislu da se brzinski prekontroliše samo neka celina (kuhinja, šank, magacini i dr.) ili da se, recimo, popisuje samo određena vrsta robe (pića, zamrznute namirnice i sl.).

Redovni popis u kafićima i restoranima

Zakonom je definisano da svaki kafić ili restoran mora jednom godišnje uraditi popis sa stanjem na dan bilansa. Po pravilu se to radi na kraju kalendarske godine, odnosno popisuje se stanje zaliha na dan 31.12.

Ovaj datum je zgodan, pre svega zato što su tada privrednici u obavezi da izrade redovan godišnji finansijski izveštaj. Takav izveštaj podrazumeva i kontrolu imovine i obaveza sa stanjem na dan bilansa. Tako se jednim potezom ispunjavaju dve obaveze.

Vanredni popisi u kafićima i restoranima

Vanredni popisi se rade po potrebi. Najčešći razlozi mogu biti:

• prilikom primopredaje odgovornih lica
• prilikom nastanka štete (požar, poplava, zemljotres...)
• prilikom krađe ili osnovane sumnje na krađu
• prilikom statusnih promena ili promene vlasnika
• po nalogu neposrednih rukovodilaca

Popis kao kontrolni mehanizam

Jedna od ključnih stvari u operativnom radu kafića i restorana jeste uspostaviti kontrolu nad novčanim tokovima i stanjem zaliha. Ovo shvatite krajnje ozbiljno, jer neretko poslovanje celog lokala zavisi od toga koliko ste u stanju da imate pod kontrolom ove segmente.

Popis predstavlja jedan od najvažnijih kontrolnih mehanizama u operativnom poslovanju. On vam može jasno ukazati na nepravilnosti u poslovanju. Ujedno, svest o postojanju vanrednog prebrojavanja kao opcije značajno podiže kvalitet rada vašeg personala.

Jednom rečju, ako popis radite relativno često, šanse za nekontrolisanim odlivom sredstava i zaliha znatno su smanjene. Važno je samo da popis bude urađen temeljno i kvalitetno.

Kako se radi popis u kafićima i restoranima

Popis je složen proces koji se sastoji iz više faza. Da bi sve bilo kako treba, morate:

• obaviti pripremne radnje
• fizički prebrojati svu robu i zalihe
• sastaviti popisnu dokumentaciju nakon prebrojavanja (izveštaj popisne komisije)
• uporediti fizički prebrojane količine sa knjigovodstvenim/POS stanjem

Pripremne radnje za popis u kafićima ili restoranima

Svakom popisu moraju da prethode određene pripremne radnje. One se moraju sprovesti kako bi se popis uradio brzo i kvalitetno. Tu pre svega mislimo na:

• donošenje odluke o popisu
• utvrđivanje popisnih komisija (ako imate veći broj ljudi)
• definisanje lokacijskih celina (magacin, kuhinja, šank, frižideri...)
• pripremu popisnih lista
• jasno definisanje ingerencija i podelu posla

Pored navedenog, pre početka popisa zaustavlja se dalja prodaja (izdavanje računa) i interni prenos zaliha. Ovo samo po sebi upućuje da je najbolji tajming za popis kraj smene ili radnog dana.

Takođe, da bi se dobila jasna knjigovodstvena slika, moraju biti proknjiženi svi dokumenti tipa prijemnice, međuskladišnice i sl.

Kako najbrže uraditi popis u kafićima i restoranima

Ako koristite dobar program za ugostiteljstvo, ovu dilemu uopšte ne treba da imate. Naime, svi kvalitetni programi za vođenje kafića ili restorana imaju implementirane opcije koje maksimalno pojednostavljuju sam postupak inventure.

POS sistemi koji su njihov integralni deo omogućavaju vam jasan uvid u sve podatke. Takođe, možete brzo i lako odštampati popisne liste i sve drugo što vam treba.

Ako koristite bilo koju vrstu mobilnih uređaja za rad vašeg personala, popis se manje-više svodi na očitavanje kodova. Ne može brže i jednostavnije od ovoga. Ovo je danas postalo toliko brza i uhodana akcija da mnogi objekti praktikuju popis na kraju svake smene ili radnog dana.

Specifičnost popisa u kafićima i restoranima

Iako je suština popisa u kafićima i restoranima ista kao i u bilo kom drugom objektu, postoje neke specifičnosti vezane za ugostiteljstvo koje komplikuju ceo ovaj proces.

Još jedna specifičnost koju će vam reći svaki iskusni ugostitelj jeste da se najveća odstupanja najčešće javljaju kod pića, pogotovo kod načetih flaša.

Popis robe koja nije više u originalnoj ambalaži

Za razliku od maloprodajnih i drugih objekata, kod kafića i restorana mora se popisati i roba koja je samo delom potrošena – načete flaše pića, džak brašna, otvorena pakovanja kafe i sl. Ovo je možda i najveća razlika.

Uz kvalitetan POS sistem lako ćete videti koliko je prodato čašica pića i koliko treba da je ostalo u ambalaži.

Merne jedinice robe koja se kontroliše

Merne jedinice u nabavci i potrošnji neke robe mogu biti drugačije. Recimo, flaša viskija se nabavlja komadno, na stanju se često vodi u litrima, a prodaje se u mililitrima.

Sastavnice i normativi moraju biti deo popisa

Ovo je posebno važno za restorane, mada se i kafići susreću sa ovim problemima. U toku procesa pravljenja jela sasvim je normalno da se u određenom procentu javi neiskoristivi deo namirnica – kalo, rastur, kvar ili lom.

Recimo, krompir mora da se oljušti, namirnice gube na težini tokom skladištenja, a sam proces obrade i pripreme obroka prouzrokuje neupotrebljive ostatke.

Ovakve stvari se unapred definišu sastavnicama ili normativima za neko jelo. Drugim rečima, tačno se zna koliko je potrebno kojih namirnica da bi se napravilo neko jelo.

Ti normativi se unose u program za vođenje restorana ili kafića i na osnovu njih se zna kolika se količina pojedinih namirnica skida sa stanja zaliha.

Gotovi proizvodi i poluproizvodi

U cilju optimalnog i brzog usluživanja gostiju, nije retka pojava da se unapred naprave neki sosevi, filovi, salate i sl. I to se sve mora uzeti u obzir kada se radi detaljan popis.

Popis inventara u kafićima i restoranima

Neophodno je periodično uraditi i popis inventara i opreme neophodne za pružanje kvalitetne usluge. Posebnu pažnju treba obratiti na stakleni inventar, kod kojeg je određeni procenat loma očekivan.

Kao okvirna orijentacija, procenat loma staklenog inventara može se posmatrati na sledeći način:

• 1–3% – odličan rezultat koji ukazuje na dobru organizaciju i obučenost personala
• 3–5% – očekivani i uobičajeni nivo loma
• 5–8% – povišen nivo koji bi trebalo dodatno analizirati
• 8% i više – neprihvatljiv nivo koji zahteva brze korekcije

Dokumentacija koja prati popis u kafićima i restoranima

Kompleksnost i broj dokumenata direktno zavise od veličine vašeg objekta i broja zaposlenih. Što je veći objekat, inventura je složenija i zahteva viši nivo uređenosti. To sa sobom povlači i veći broj dokumenata koji je prate. Kod manjih objekata situacija je jednostavnija.

Osnovni dokumenti koji prate popis su:

• popisne liste sa utvrđenim stvarnim stanjem
• merne liste za artikle koji se mere
• izveštaj popisne komisije/komisija
• knjigovodstveni dokument o sravnjenju i nivelaciji

Popisne liste

Ovo je osnovni dokument pomoću kojeg se evidentira izbrojano ili izmereno fizičko stanje robe. Radi lakšeg sagledavanja, obavezno podelite vaš objekat na funkcionalne celine (šank, kuhinja, magacin...) i za svaku od njih napravite zaseban popis.

Popisna lista mora nedvosmisleno da sadrži svu robu koja se fizički nalazi na lokaciji koja se kontroliše. Ponekad se pojavljuju artikli istog naziva, ali različitih ambalaža. Sve to se mora precizno i jasno prebrojati i evidentirati.

Merne liste

Merne liste su pomoćni, radni dokument koji služi za evidenciju izmerenih količina neke robe prilikom kontrole. Izmerimo koliko je preostalo nekog artikla i to upisujemo u merne liste.

Kasnije taj podatak postaje integralni deo izveštaja o prebrojavanju na toj lokaciji.

Izveštaj popisne komisije

Ovo je ključni dokument prilikom popisa. Nakon završenog posla, komisija podnosi završni dokument u kojem su sumirani svi podaci.

Takođe, praksa je da se kroz ovaj dokument objasne razlozi pronađenih odstupanja, ako ih ima i ako se zna njihov uzrok.

Česta praksa je i da se u tom izveštaju nađe predlog kako knjigovodstveno uskladiti eventualna neslaganja.

Knjigovodstveni dokument o sravnjenju i nivelaciji

Ovo su zvanični dokumenti kojima se usklađuje knjigovodstveno i prebrojano stanje robe. Oni su kruna svakog popisa, u smislu da se tek nakon njihove implementacije izjednačava fizičko i knjigovodstveno stanje.

Popis i porez

Ako se pojave razlike između fizičkog i knjigovodstvenog stanja, moguća su dva scenarija:

• manjak
• višak

Manjak u popisu i porez

Manjak znači da ste tokom prebrojavanja konstatovali fizički manje robe nego što prema knjigovodstvenim podacima treba da postoji. Uzrok nastanka manjka može biti različit.

Najčešći uzroci su:

• kalo, rastur, kvar i lom
• neotkucani računi
• krađa
• pogrešna knjiženja

Manjak se u određenim granicama može tolerisati. Država je Uredbom o količini rashoda definisala procente dozvoljenog rashoda, odnosno manjka na koji se ne plaća PDV.

Maksimalni procenti rashoda na koji se ne plaća PDV

Maksimalni procenti rashoda razlikuju se u zavisnosti od vrste artikla i razloga nastanka gubitka:

• Žestoka alkoholna pića i likeri u flašama – 0,30%: lom i isparavanje pri manipulaciji.
• Vino u flašama – 0,50%: lom, talog i kvarenje.
• Pivo, mineralna voda i sokovi u flašama – 0,70%: lom u transportu i skladištenju i istek roka.
• Sveže meso – 1,80%: kalo, gubitak težine hlađenjem, obrada i kvar.
• Sveža riba – 2,00%: čišćenje, kalo i brzo kvarenje.
• Sveže voće – 4,00%: truljenje, kalo i gubitak vlage.
• Sveže povrće – 5,00%: čišćenje, ljuštenje, truljenje i kalo.
• Mlečni proizvodi – 1,00%: tehnološki otpad, kvarenje i surutka.
• Kafa, čaj i kakao – 0,50%: rasipanje i isparavanje vlage.
• Zamrznuto voće, povrće i meso – 0,50%: otapanje i kalo.
• Hleb i peciva – 2,00%: sušenje, lom i otpad.

Ako manjak premaši propisani procenat, knjiži se kao sopstvena potrošnja vlasnika ili ide na teret zaposlenih. Na taj iznos se obračunava i PDV od 20%.

Ovom merom država je pokušala da spreči zloupotrebe manjka kao knjigovodstvene kategorije.

Višak u popisu i porez

Višak znači da ste fizički pronašli više robe nego što je ima knjigovodstveno. I ovde razlozi nastanka viška mogu biti različiti:

• pogrešno izdavanje računa
• permutacija artikala
• neproknjižene fakture, a roba je već u upotrebi
• nepoštovanje normativa

Višak se zapisnikom uvodi u knjige. To automatski podiže prihode vlasnika, što za sobom povlači i uvećanje poreskih obaveza (porez na dobit ili prihodi od samostalne delatnosti).

Najčešće greške prilikom popisa

Zahvaljujući modernim POS sistemima, danas se sravnjenje radi brzo i lako. Ipak, to ne znači da se komplikacije ne mogu javiti.

Na osnovu iskustva ugostitelja, treba izbegavati sledeće greške:

• objekat nastavlja sa radom u toku prebrojavanja
• normativi nisu ažurirani
• nisu proknjižena sva dokumenta (prijemnice i sl.)
• mešaju se merne jedinice
• neprecizno se meri preostala količina robe u flašama ili drugoj ambalaži

Sve ovo deluje trivijalno, ali može samo prebrojavanje učiniti nerelevantnim. Zato se dobro pripremite, pa tek onda krenite u kontrolu i brojanje.

FAQ za ugostitelje – najčešća pitanja o popisu