Otvaranje ugostiteljskog objekta

Otvaranje ugostiteljskog objekta - kompletan vodič korak po korak

Otvaranje ugostiteljskog objekta predstavlja složeni proces koji se može podeliti u više faza:

• Planiranje (definisanje koncepta i sl.)
• Priprema potrebne dokumentacije (biznis plan, dozvole i dr.)
• Opremanje lokala
• Osoblje
• Organizacija poslovanja
• Marketing i promocija
• Automatizacija i kontrola procesa u objektu

Ovakav projekat sasvim sigurno spada u složenije poslovne poduhvate. Na tom putu, čekaju vas mnoge lepe ali i one manje lepe stvari. Zato želimo da vam kroz ovaj tekst što realnije predočimo najveće izazove, ali i rešenja za njih.

Šta mora znati svako ko želi da uđe u HoReCa biznis

Jedno je sigurno – biti ugostitelj nije za svakog. Ovo je vrlo dinamičan posao koji nema radno vreme i koji ne može da se radi polovično. Jednostavno zahteva da date sve od sebe i da ste uvek prisutni. Morate da donosite puno odluka. I kreativnih i poslovnih. Pogotovu u pripremnim fazama. Mada i kasnije, dok se stvari ne razrade, zahtevaće vašu stalnu pažnju i angažovanost.

Ukratko, postati ugostitelj donosi velike benefite za vas u svakom pogledu, ali i velike obaveze. I to ne samo u periodu pripreme i otvaranja objekta, već i kasnije. Ko nije spreman da se maksimalno angažuje i da permanentno bude uključen u ceo proces, bolje da i ne ulazi u HoReCa biznis.

Sa druge strane, retko koji poslovni poduhvat vam može pružiti toliko satisfakcije u svakom smislu te reči. Ako projekat uspešno zaživi, bićete beskrajno ponosni. Pun lokal i zadovoljni posetioci učiniće da zaboravite na sve muke koje ste prošli. Naravno, neće izostati ni finansijski benefiti koji su teško ostvarivi u nekim drugim vrstama poslovanja.

Prednosti i mane otvaranja ugostiteljskog objekta

Svaki biznis projekat sa sobom nosi svoje izazove, ali i svoje benefite. Ugostiteljstvo je tipičan primer toga. Pokušaćemo da vam jasno predočimo šta možete da očekujete.

Prednosti:

• Mogućnost značajne zarade
• Ostvarenje davnašnje želje
• Unošenje ličnog pečata u sve sfere poslovanja
• Stalna mogućnost kreativnog unapređenja poslovanja
• Lako širenje poslovanja i van granica objekta (online porudžbine)
• Mogućnost automatizacije i digitalizacije poslovanja primenom IT rešenja
• Saradnja sa velikim kompanijama. Ostvarivanje ličnih kontakata sa gostima

Mane:

• Značajna početna ulaganja
• Zahteva potpunu posvećenost projektu
• Nema radnog vremena
• Stalni rad sa ljudima (i personal i gosti)
• I u pripremi (a i kasnije) ključna je kontrola nad svim procesima
• Jedna pogrešna strateška procena može ugroziti ceo projekat (pogrešna lokacija, vrsta objekta, ciljna grupa, kvalitet ponude i usluge, opšti utisak, ...)
• Relativno zahtevna papirologija i zakonska regulativa (potrebne razne dozvole, saglasnosti, licence i sl.)
• Često pod opservacijom nadležnih inspekcijskih organa

Kako otvoriti kafić/restoran?

Stavite na papir vaše maštarije, i na osnovu toga već se nazire vaš smer u kojem treba da idete (kakav objekat želite da otvorite, šta da ponudite, po čemu ćete se razlikovati od konkurencije i tome slično).

Kada to imate razrađeno, vreme je za dalju konkretizaciju koja se zove - koncept poslovanja.

Definisanje koncepta je prva, a možda i najvažnija stvar. Njime vi precizno određujete osnovne smernice celog projekta. Odgovorite na pitanja poput:

• koju vrstu ugostiteljskog objekta želite da otvorite,
• kako vidite tržišno pozicioniranje vašeg objekta,
• koja vam je ciljna grupa
• šta to novo i drugačije hoćete da ponudite
• veličinu i kvalitet celog projekta

Idealno bi bilo kada bi taj koncept predstavljao ostvarenje vaših snova. Ipak, morate uvažiti i ostale parametre poput trenutne konkurencije, zakonskih ograničenja, finansijske mogućnosti, ...

Nisu ista ulaganja, a ni sam put do otvaranja klasičnog kafića ili restorana, pivnice, picerije, fast food, poslastičarnice... Nije isto imate li kuhinju ili ne. Ispoštujte svoje snove, ali vodite računa i o realnosti. Ključno je da budete načisto, u kom smeru idete.

Sve kasnije važne odluke poput konkretne lokacije ili naziva objekta, ciljne grupe gostiju, imidža, brenda, unutrašnjeg i spoljnjeg uređenja, marketing strategije, izbora IT i druge opreme – moraju biti u skladu sa definisanim konceptom.

Zakonski aspekt otvaranja ugostiteljskog objekta

Čak i po aktuelnom Zakonu o ugostiteljstvu, pobrojano je puno vrsta ugostiteljskih objekata za ishranu, piće i napitke (restoran, taverna, kafana, bar, picerija, gril, pečenjara, pivnica, konoba, čarda, krčma, gostionica, kafe-poslastičarnica, bife, bistro, palačinkarnica, objekat brze hrane, ketering objekat, pab, kafe i drugi objekti).

Dodatno, Pravilnik o uslovima i načinu obavljanja ugostiteljske delatnosti i akta lokalnih samouprava bliže regulišu mnoge aspekte poslovanja ugostiteljskih objekata - recimo ograničeno radno vreme objekata, tehničke i urbanističke uslove, definisana pravila vezana za buku, korišćenje roštilja u urbanim područjima i sl. Analizirajte i njih i vidite kako ona utiču na vaš koncept.

Sagledajte sve to i tek nakon toga donesite odluku o tome koja vrsta objekta je optimalna za vas. Ako jasno definišete cilj, lakše ćete i prokrčiti put do njega.

Biznis plan za ugostiteljski objekat

Biznis plan je mapa puta ka uspehu vašeg projekta.

Na osnovu njega se jasno zna budžet za svaku stavku predviđenu projektom, ali i očekivani prihodi. Tek nakon toga možete da sagledate kvalitet i potencijal celog projekta. Zato je kvalitetan biznis plan ključan za uspeh projekta.

Kako napraviti dobar biznis plan za ugostiteljski objekat

U maštanjima, prvo se kreće od prihoda. Obično se uzme najoptimističkiji scenario i po njemu se dođe do sjajne procene prihoda. Troškovi se potcenjuju, kao i rokovi.

Ako želite da napravite ozbiljan biznis plan, sami ili uz pomoć stručnjaka, vi uradite upravo suprotno. Potrudite se da prvo sagledate troškove što detaljnije i realnije. Na kraju projekta, troškovi retko kad budu manji od planiranih. Naprotiv. Zato predvidite i neku marginu u tom smislu (10 do 20 %). Što se prihoda tiče, uvek baratajte sa najmanje povoljnom procenom za vas (konzervativni pristup).

Sagledavanje konkurencije

Veoma važno je i detaljno analizirati postojeću konkurenciju i sagledati njihovu ponudu hrane i pića. Idealno bi bilo pronaći mikro-nišu koja je nepokrivena i koja bi onda bila u vašem fokusu. Ta različitost vrlo lako može sutra postati osnova vašeg uspeha na tržištu i temelj daljeg razvoja poslovanja.

Morate uračunati i da je na samom početku potrebno neko vreme i dosta obrtnih sredstava, dok vaš objekat ne krene da donosi ustaljene prihode. To je jako izazovan period, jer vam troškovi rastu (plate, kirija, dobavljači, marketing, ...) a prihodi još nisu dostigli željenu vrednost. Mnogi ne uračunaju ova obrtna sredstva u kalkulaciju potrebnih sredstava za pokretanje ugostiteljskog objekta.

Finansije potrebne za otvaranje ugostiteljskog objekta

Tek nakon urađenog biznis plana, znaćete tačno da li možete celu tu priču da finansirate samostalno ili su vam neophodna dodatna sredstva iz drugih izvora.

Svaka banka, ozbiljan investitor, ili ko god, prvo će vam tražiti na uvid vaš biznis plan. Na osnovu njega, ali i svog iskustva, doneće odluku da li da podrže vaš projekat. Vodite računa da banke već vekovima nalaze načine da zaštite prvo svoje interese, pa tek onda vaše.

Kako umanjiti početna ulaganja

Pokušajte da neke troškove preraspodelite na kasnije periode poslovanja, kada vam se ustale prihodi. Recimo, sjajan je primer iznajmljivanja IT opreme i softvera, jer vam omogućava da sve neophodno za rad vašeg objekta dobijete odmah, a sve to platite na rate kasnije kada pristignu i prihodi. Ovakvi modeli saradnje bitno relaksiraju najosetljiviju, početnu fazu poslovanja.

Obavezno proverite i sa budućim dobavljačima pića i hrane da li možete računati na neku vrstu podrške i pod kojim uslovima.

Potrebna dokumentacija za otvaranje ugostiteljskog objekta

Na sreću, danas to nije tako zahtevna misija. Pravila se menjaju s vremena na vreme, ali generalno reč je o procedurama koje vas neće puno iscrpeti. Svakako da danas postoje i specijalizovane agencije koje vam mogu u potpunosti ili delimično završiti sve administrativne procedure koje prate otvaranje ugostiteljskog objekta.

U suštini, pre otvaranja objekta, svakako morate:

• Definisati poslovni oblik vašeg privrednog subjekta (D.O.O. ili SUR) – kao vlasnik SUR-a, vi ostajete fizičko lice i za poslovanje odgovarate celokupnom svojom imovinom. Možete otvoriti samo jedan lokal. Kao vlasnik D.O.O. postajete pravno lice koje odgovara samo sa imovinom koja je u vlasništvu preduzeća, ali su potencijalne kazne i porezi značajno drugačiji. D.O.O. može imati više lokala u svom sastavu. Dobro se raspitajte i izvagajte koji oblik je za vas primereniji i bolji.
• Izabrati naziv firme i definisati pretežnu delatnost – ne smeju postojati dva privredna subjekta sa istim imenom u okviru iste opštine.
• Registracija u APR-u – relativno lako i brzo (elektronski) možete prijaviti vašu firmu u APR-u u samo par koraka. Potrebna vam je:
  1. Jedinstvena registraciona prijava,
  2. fotokopija lične karte,
  3. dokaz o uplati takse,
  4. prethodna saglasnost za obavljanje pojedinih delatnosti, ako je to predviđeno posebnim zakonima.
• PIB – procedura osnivanja firme se privodi kraju dobijanjem PIB-a (poreski identifikacioni broj). U suštini to je jedinstveni broj i služi za potrebe svih javnih prihoda. Prilikom podnošenja jedinstvene registracione prijave za osnivanje privrednog subjekta, možete i ovo završiti. Nakon upisa u registar poreskih obveznika, dobijate u roku od 5 dana rešenje o registraciji osnivanja privrednog subjekta. U tom rešenju biće i vaš PIB.
• Saglasnost inspekcijskih organa – to dokazuje ispunjenost propisanih uslova za rad.
• Otvaranje tekućeg računa u banci - ukratko, skupite gore opisanu dokumentaciju i odete u banku po vašem izboru. Pre toga, proverite koje sve uslove i pogodnosti možete da dobijete kod koje banke. Razlike mogu da budu značajne.

Uređenje enterijera i eksterijera kafića ili restorana

Ovo je najkreativnija i najzahtevnija faza. Ona toliko zavisi od konkretnog slučaja do slučaja, da je nemoguće pisati o tome – osim u opštim smernicama.

Već smo napomenuli da i unutrašnje i spoljašnje uređenje mora biti:

• u skladu sa vašim konceptom
• mora da ostavlja jak i pozitivan utisak
• da forsira vašu originalnost i ističe komparativne prednosti

Sve to mora u očima potencijalnih gostiju da bude kompaktna celina koja će se lako uklopiti u marketing strategiju.

Poštujte budžet i rokove za adaptaciju lokala

Uređenje kafića ili restorana ume da košta mnogo živaca. Često se bazira na angažovanju drugih lica, a to ume i da traje i da bude naporno u svakom smislu. Naoružajte se strpljenjem i ne tovarite na sebe po deset problema odjednom. Rešavajte ih jedan po jedan, vrlo vodeći računa da ne prekoračite opredeljena sredstva za te namene. Rokovi su jako bitni da se poštuju, pogotovu ako ne finansirate samostalno ceo projekat.

Uvek za samo malo dodatnih sredstava može mnogo bolje, više, lepše. Morate biti tvrdi u donošenju takvih odluka, a sa druge strane ne smete ugroziti estetiku i vizuelni identitet celog projekta.

Kod nabavke inventara i opreme, razmotrite varijantu nabavke malo korišćene opreme i inventara (pogotovu mislimo na kuhinjski deo objekta), jer se time mogu uštedeti značajna sredstva.

Oprezno sa zapošljavanjem

Troškovi radne snage su jedni od dominantnih u operativnim troškovima. Zato se trudite da krajnje promišljeno zapošljavate kvalitetan kadar. Dobar kuvar je zlata vredan za svaki restoran, ali takva mu je i plata. Uvek je mnogo lakše dodatno zaposliti personal, nego obrnuto. Trud i kvalitet uvek nagradite i time stimulišite efikasnost.

Sve procese koje možete – automatizujte. Verujte da je za vas najjeftinije kada softveri odrađuju posao. Važno je samo da se u startu opredelite za softver koji sve to može da odradi brzo i lako.

Marketing plan za otvaranje kafića ili restorana

Iskustva govore da bez ozbiljne marketing strategije i kampanje, retko koji ugostiteljski objekat može da preživi. Danas ljudi ne pitaju jedni druge, već se oslanjaju na Google i društvene mreže. Podrazumeva se da imate svoj sajt i profile na svim društvenim mrežama. Ako vas tamo nema – nema ni gostiju. Shvatite ovo ozbiljno, od najave otvaranja lokala pa na dalje. Morate biti proaktivni sve vreme i pridobiti pažnju potencijalnih gostiju.

Za ugostiteljske objekte, kratke digitalne forme mogu biti jako korisne ako se kvalitetno osmisle. Koristite sve dostupne kanale za promociju vašeg objekta, pogotovu digitalne jer često nisu finansijski zahtevni.

Formirajte i potencirajte lojaliti program i uvedite specijalne ponude (Happy Hours i sl).

Olakšajte sebi početak poslovanja

Danas nema ozbiljnog ugostiteljskog objekta koji ne koristi neko IT rešenje za svoje poslovanje. Ti programi značajno olakšavaju rad i vlasnicima, ali i personalu. Oni omogućavaju kompletno finansijsko, organizaciono, menadžersko sagledavanje poslovanja u realnom vremenu. Ovo je ključno za sticanje kontrole nad osetljivim finansijskim tokovima u samom lokalu.

Uz adekvatno IT rešenje, svi podaci mogu vam biti dostupni na mobilnom telefonu, na samo jedan klik. Ovo umnogome relaksira život vlasnika ugostiteljskog objekta i eliminiše potrebu za njihovim permanentnim prisustvom u lokalu.

Smanjite troškove primenom automatizacije

U ugostiteljstvu je najskuplji manuelni rad. Zato, gde god možete, primenite automatizaciju. Za vas je ubedljivo najjeftinije kada softveri rade neke poslove.

Idealno je da se opredelite za jedno – ali sveobuhvatno IT rešenje. Ono mora da odgovori na sve vaše potrebe kao što su:

• fiskalizacija
• rad sa različitom POS opremom
• WEB poslovanje
• magacin i zalihe
• popisi, dnevni i mesečni izveštaji
• nabavke, šifarnici
• eFakture, eOtpremnice, SEF
• promena cenovnika
• lojaliti program
• automatski priprema podatke za knjigovodstvo

Na sreću postoje savremena IT rešenja koja automatizuju i digitalizuju sve ove procese i spajaju ih u jedinstvenu celinu. To znači da mnogo toga program odrađuje umesto ljudi - brže, bolje i bez grešaka.

Pored toga, koristeći ovakve programe, personal može da usluži mnogo više gostiju u kraćem vremenskom periodu, nema grešaka u komunikaciji, lako se pravi bilo koji presek ili izveštaj, jasno se vidi ko je šta uradio. Time se dobija ogromno povećanje produktivnosti i smanjenje troškova.

Imajte kontrolu nad poslovanjem objekta u svakom trenutku

Nekad je uspešan rad objekta direktno zavisio od toga koliko vlasnik provodi vremena u lokalu i kako kontroliše personal i tokove procesa u lokalu. Danas, sve to mogu da rade moderni softveri, mnogo preciznije od bilo kog čoveka.

Oni omogućavaju da najodgovorniji (vlasnici/menadžeri) mogu na jedan klik tačno da vide sve parametre poslovanja u realnom vremenu. Dovoljno je da imate mobilni telefon i internet i svaki bolji program za ugostiteljstvo će vam omogućiti da vidite stvari poput:

• trenutno stanje, posećenost
• koliki su prihodi i rashodi
• koja se roba traži više a šta manje
• stanje u magacinu
• šta se dešava u kuhinji
• radite sa SEF-om i eFakturama
• vidite kolika je produktivnost osoblja
• robna i finansijska zaduženja

I sve to, a da ne morate ni da se pojavljujete u lokalu. Ovakvo rešenje – vlasnicima ugostiteljskih objekata dramatično olakšava svakodnevnicu.

Kako prepoznati kvalitetno IT rešenje za ugostiteljski objekat

Pored svih briga, sada treba da postanete i IT ekspert, pa da prepoznate i izaberete najbolju opremu, softver i sve ostalo. Ako se već razumete u te stvari - sjajno, lako ćete prepoznati prave profesionalce. Ako niste, oslonite se na iskustva drugih ugostitelja kojima verujete. Raspitajte se da li su zadovoljni ili ne programom koji koriste, ili sami istražite koristeći Google mogućnosti.

U suštini, treba vam pouzdan partner za sve IT dileme. Neko ko će stvarno biti tu za vas kad imate problem, kad se izmene neki propisi ili zakoni, kad hoćete nešto da promenite ili unapredite.

Na tržištu postoji puno firmi koje se bave ovim segmentom, ali je samo par njih koji u praksi zadovoljavaju kvalitetom svojih usluga. Te kompanije su tu na tržištu već godinama i u fokusu imaju baš poslovanje ovakvih objekata. Postoje i inostrana rešenja, ali je pitanje koliko će baš vaš problem njima biti prioritetan u nekom trenutku koji je vama krucijalan.

Insistirajte da je njihova obaveza da stalno unapređuju svoje proizvode, prate naše propise i imaju tehničku podršku zaista u režimu 24/7.

Takođe, važno je da sa njima možete brzo i lako da završite sve na jednom mestu, a kod onih najboljih možete birati između kupovine ili iznajmljivanja IT opreme. Ovom relokacijom troškova možete rasteretiti sam start poslovanja.

Olakšavajuća okolnost je to što na tržištu postoji više takvih IT kompanija. Jedno od rešenja koje ima potrebne resurse da ispoštuje sve ove kriterijume je svakako Sky POS.

Najčešće greške prilikom otvaranja ugostiteljskih objekata

Na žalost, ne završavaju se svi ovakvi projekti uspešno. Upravo sve što smo opisali u ovom tekstu pravi razliku između uspeha i neuspeha. Zato ćemo još jednom ukratko nabrojati greške koje mogu biti fatalne po vaš projekat:

• Loše postavljen koncept
• Greške u biznis planu (pogrešna procena troškova)
• Neadekvatan izbor lokacije
• Loša selekcija personala
• Nekvalitetno IT rešenje
• Slab marketing

Zaključak

Otvaranje ugostiteljskog objekta svakako nije jednostavan poduhvat. Morate biti spremni na razne prepreke na tom putu. Biće vam potrebno dosta upornosti, volje, živaca, sredstava... Ali zato je, kada lokal uspešno radi, satisfakcija ogromna. U svakom smislu te reči.

FAQ za ugostitelje - najčešća pitanja i odgovori

Da li je bolje otvoriti lokal kao preduzetnik ili DOO?

Kao preduzetnik imaćete mnogo lakše vođenje poslovanja i administracije, a kao DOO značajno širi dijapazon poslovnih mogućnosti. Ovo je vrlo česta dilema, ali se većina ljudi ipak odluči da posluje kao DOO.

Koliko prosečno treba vremena da se otvori lokal?

Prosek potrebnog vremena za otvaranje jednog ugostiteljskog objekta je od 1 do 6 meseci. Ponajviše zavisi od vas samih. Finansije, organizacija potrebnih radova i njihov obim, angažovanje personala, samo su neke od stvari koje vas čekaju na tom putu.

Koliko novca mi je potrebno za otvaranje kafića ili restorana?

U proseku od 10.000 do 150.000 evra. Zavisi od koncepta. Naravno da su kafići značajno povoljniji za otvaranje od restorana (ulaganja manja od 10 do 100 puta). Ali, slično je i sa zaradom.

Kako da steknem kontrolu nad radom konobara i šankera?

Iskoristite savremene POS softvere. Oni uvode značajno veći stepen transparentnosti u radu kompletnog personala. Sa takvim programom u svakom trenutku možete videti porudžbine, naplatu, zaradu, produktivnost i još puno toga. Čak i ako niste u samom objektu.

Koja oprema je obavezna za restoran?

Ako otvarate restoran, morate računati sa nabavkom velike količine razne opreme. Podelićemo je po kategorijama:

• Opremanje sale (stolovi, stolice, tanjiri, čaše, pribor za jelo i serviranje...)
• Opremanje kuhinje (termička obrada, čuvanje hrane, pribor za pripremu i spremanje hrane...)
• Ventilacija i klimatizacija (potrebna vam je jako dobra ventilacija i klimatizacija)
• Opremanje šanka (rashladni uređaji, razni aparati)
• Opremanje IT rešenjem za rad objekta - program za ugostiteljstvo (POS sistem), fiskalna kasa...