Da li vaš ugostiteljski objekat i knjigovodstvena agencija imaju isti softver?

Ugostiteljska industrija danas konkurentnija je nego ikada, a da biste u njoj uspeli trebaće vam čvrst nadzor finansija i inovativnost. Pored pomenute inovatinosti (kako u samoj ponudi, jelovniku, ili enterijeru) jedan od glavnih razloga zašto restorani u današnje vreme ne posluju dobro je upravo taj -  loše vođenje poslovanja.

Kako se transakcije u ugostiteljstvu svakodnevno obavljaju, važno je dobro upravljati novčanim tokom i voditi računa o zalihama, troškovima i prihodima, ukoliko želimo da napravim profitabilan biznis.

Zašto je bitna dobra softverska komunikacija između ugostiteljskog objekta i knjigovodstvene agencije?

Kao što iza svakog dobrog jela stoji dobar kuvar, tako iza svakog dobro vođenog ugostiteljskog objekta stoji dobar softver za ugostiteljstvo. Ovo je ključna komponenta za osiguravanje vašeg posla koja vam omogućuje da pravilno pratite troškove, prihode i finansijski potencijal vašeg restorana.

Imajući u vidu to da ugostiteljska industrija ima svoje specifične finansijske i poslovne potrebe, ključna odlika kod izbora pravog softvera je to da će vam isti omogućiti manji utrošak vremena za administraciju, manji utrošak vremena za komunikaciju sa vašom knjigovodstvenom agencijom, a više vremena za ono što volite - vođenje vašeg ugostiteljskog objekta.

Da se razumemo, postoje knjigovodstvene agencije koje se još uvek drže starog pravila – olovke i papira (poslovnih knjiga), a to i jeste dobro utvrđeni sistem iz kojeg je proistekao naziv knjigovodstvo. Međutim, digitalizacijom svega oko nas i ova sfera poslovanja između ugostiteljskih objekata i knjigovodstvenih agencija je znatno unapređena i olakšana upotrebom modernih, kako ugostiteljskih tako i knjigovodstvenih softvera, koji omogućavaju potpunu sinhronizaciju podataka.

I ovo je upravo ključna stvar na koju je potrebno obratiti pažnju prilikom odabira softvera koji će pratiti vaš biznis (danas na tržištu postoje brojni softveri i može biti jako teško odabrati najbolju  platformu koja bi bila idealna za vaše poslovanje), povezanost sa knjigovodstvenim softverom vaše agencije kojoj ste poverili vođenje knjiga.

U tom delu, jedno je sigurno - odgovarajući softver , odnosno softver koji je sinhronizovan između vas i knjigovodstva, daje vam uvid u sve vaše finansijske (i robne) podatke u realnom vremenu sa evidentiranjem dugovanja i evidentiranjem potraživanja u cilju analize profita samog ugostiteljskog objekta.

Veliki broj ugostiteljskih objekata je prepoznao važnost digitalizacije i već dugo svoje finansije vodi na opisani način, a u nastavku teksta ćemo pokušati da objasnimo zašto je ova promena važna za ugostitelje i samo poslovanje.

Kako radi ugostiteljski softver koji je uvezan sa knjigovodstvenim softverom?

Ugostiteljski softver koji je direktno uvezan (sinhronizovan) sa knjigovodstvenim softverom koji poseduje knjigovodstvena agencija omogućavaju praćenje prihoda i rashoda u - verovali ili ne - realnom vremenu.
 

Šta ovo znači u praksi?

To znači da ćete, postavkom poslovanja na ovaj način, biti u mogućnosti da sve ulazne otpremnice i fakture  - koje vam stižu na lokaciju samog objekta - i izlazne račune evidentirati u realnom vremenu, obostrano (i kod vas i u agenciji) tj. onog trenutka kada iste zaprimite tj. izdate iz vašeg ugostiteljskog softvera.
 

Šta se dobija ovim sistemom rada?

Ovim sistemom rada, omogućavate - prevashodno sebi - situaciju u kojoj imate svakog trenutka sistem rada koji vam u svakom trenutku omogućava da:
 

1. Imate obrađene podatke u realnom vremenu: svaki podatak unet u softver za ugostiteljstvo, kao što je informacija kada je izdat fiskalni račun, se istovremeno preslikava u softver za knjigovodstvo i obratno, svako knjiženje u softveru za knjigovodstvo se vidi u ugostiteljskom softveru. Na ovaj način - obe strane rade u realnom vremenu.
2. Automatski pravite manje grešaka : ne radite dupli posao, ne postoji prekucavanje, a samim tim poslujete efektivnije - štedite vreme, ali se posao obavlja kvalitetnije.
3. Izbegavate papirologiju, a to je jedna od ključnih prednosti. Sve se obavlja u digitalnoj formi, zaboravite na odnošenje papira u knjigovodstvenu agenciju koje dalje vaš knjigovođa prekucava i tako u krug.
4. Imate tačno stanje zaliha i to bez greške. Prednosti integracije softvera je što rade vrlo precizno, a kada nisu integrisani - mogućnost greške je veća.

Ovo sve dovodi do toga da možete naprednije upravljati resursima i preciznije prognozirati vaše poslovanje, a sve zbog toga što ste unosom podataka (kao što je npr. izdavanje računa) u vaš ugostiteljski softver koji je povezan sa knjigovodstvenom agencijom, dobili to da se taj podatak istog momenta našao ispred knjigovođe, koji može odmah proknjižiti dokument i dati vam realnu sliku poslovanja.

Takođe, nije na odmet spomenuti da su sve informacije pregledne i dostupne u samo nekoliko klikova - i to sa bilo kog uređaja, a procesno se značajno smanjuju mogućnost da se napravi bilo kakva greška.

I za kraj, a možda i najvažnije – vaš knjigovođa i vi imate potpuni uvid u svaku finansijsku transakciju koja se obavi u objektu i knjiži.

Da li je moguće ovaj sistem rada sprovesti tako da možemo da ga kontrolišemo i bez toga da smo u objektu?

Ukolio želite da budete u mogućnosti da pristupite programu i svojim podacima u bilo kojem trenutku, gde god da se nalazite, tako da možete da nadgledate prodaju i dobijate izveštaje i to je moguće.

Jedna od ključnih odlika ovog sistema rada je to da on može biti uvek online (na Cloud-u) i možete mu pristupiti bilo kada, bilo gde: kako na svom laptopu tako i na svom pametnom telefonu.
 

Zaključak

Kada bismo sumirali – kombinacija ugostiteljskog i knjigovodstvenog softvera (koji su sinhronizovani) omogućava vam da pratite svaki potrošeni dinar, bilo da govorimo o kupovini namirnica za vaš restoran ili troškovima održavanja objekta. Na ovaj način, budući da svaki novčani tok ostaje zabeležen, nećeti imati nikakvih iznenađenja kada dođe vreme za plaćanje poreza.

Takođe, posedujete u potpunosti - i kontrolišete -  sistem za praćenje zaliha, što je u ugostiteljstvu jedna od najvažnijih stavki. Pored toga, celokupan sistem vrlo se jednostavno integriše sa POS sistemima. Oni rade zajedno i pomažu se, zapravo, POS zajedno sa softverom obračunava račune sa porezom, štampa ih, prilagođava zalihe.